SISÄLTÖ
- Yleistä palkkionkorjaus-toiminnosta
- Korjaus hoitojaksolla
- Palkkionkorjaus ja maksusuunnitelma
- Palkkionkorjaus kirjanpitoon
Yleistä palkkionkorjaus-toiminnosta
Palvelussa on otettu käyttöön Palkkionkorjaus-toiminto, jolla voit korjata maksettuja palkkioita.
Palkkionkorjaus-toiminnolla on mahdollista korjata jo suoritettua palkkionmaksua silloin, kun ollaan maksettu vuorokausiperusteisia hoitopäiviä liian vähän tai liian monta päivää. Korjaus voidaan tehdä silloin, kun palkkio on jo maksettu. Korjauksen perusperiaate on aina korjata hoitojakson kirjaukset siten, kuin ne alun perin olisi kuulunut tehdä.
Korjaus onnistuu myös kuukausipalkkiollisilla, mikäli kuukausipalkkiota ei olisi kuulunut maksaa hoitojaksolta ollenkaan tai kk-palkkio olisi kuulunut maksaa vain osakuukauden ajalta.
Korjaustoiminnolla saa korjattua myös liian pienellä tai suurella palkkiotiedolla maksettua palkkiota, mikäli palkkiotiedon muutos tehdään ensin sopimukselle.
Huomioithan, että Hyvinvointialueen/toimijan vastuulla on hoitaa lisämaksut hoitajalle sekä seurata takaisinperinnän toteutuminen. Hyvinvointialue voi suunnitella yhdessä hoitajan kanssa maksuaikataulusta takaisinperinnän hoitamiseen.
Huom! Ennakonpidätyksen korjauksia toiminnolla ei toistaiseksi voi tehdä, ne korjaukset käsitellään erikseen asiakastukemme kautta.
Palkkionkorjaus-toiminto ei myöskään toistaiseksi tee korjauksia vapaapäivien kertymiin. Mikäli pidetyiksi merkittyjä vapaapäiviä ei olekaan tosiasiassa pidetty vapaana, ne voidaan palauttaa vapaapäivien kertymätietoihin pitämättömiksi päiviksi asiakastukemme kautta tai voit korjata kertymää vapaaeditorilla.
Mikäli haluat asiakastuen korjaavan vapakertymää, niin tee uusi tukipyyntö asiakastuelle, kerro korjattavan sopimuksen sekä vapaapäivien tarkemmat tiedot eli kuinka paljon pitämättömiä vapaapäiviä tulisi olla jäljellä.
Korjaus hoitojaksolla
Palkkionmaksun korjaus tehdään aina sillä Hoitojaksolla, jolla virheellinen maksu on tapahtunut. Jakson korjaus-painike näkyy hoitojaksolla sekä maksetulla palkkiolaskelmalla, voit aloittaa korjauksen jommasta kummasta näkymästä.
Korjattavan hoitojakson avaaminen
Hae Sopimuksista kyseisen sopimuksen tiedot, jota korjattava palkkionmaksu koskee. Voit etsiä korjauksen kohteena olevan sopimuksen tiedot joko Hoitajan tai Hoidettavan nimellä. Valitse halutun sopimuksen Hoitopäivät, tai mene Hoitopäiville sopimuksen kautta.
Etsi virheellisen maksun sisältävä hoitojakso valikosta.
Voit etsiä virheellisen maksun myös Maksaminen välilehdeltä Maksetut maksut -näkymän kautta. Klikkaa ensin halutun maksupäivän ja dimension mukaisen Maksuerän Palkkioita-kohdasta, jotta saat maksettujen palkkioiden listauksen näkyville.
Etsi maksuerällä maksettujen palkkioiden listauksesta Hoitajan ja/tai Hoidettavan nimellä korjattava maksu, ja valitse kyseinen joko Hoitojakso(linkki vie Hoitopäiville) tai Maksettava summa(linkki vie palkkiolaskelmalle)
Korjauksen tekeminen hoitojaksolle
Haettuasi korjattavan hoitojakson, pääset tekemään korjauksen valitsemalla ensin Jakson korjaus.
Korjauksen voi aloittaa myös palkkiolaskelman kautta, sama Jakson korjaus painike näkyy myös maksetun palkkion laskelman yläosassa.
Valittuasi Jakson korjauksen Korjausnäkymän yläosassa näkyy korjattavan jakson alkuperäisen laskelman mukaiset tapahtumat, ja voit avata myös alkuperäisen laskelman tarvittaessa näkyville erillisestä painikkeesta.
Varsinainen korjaus tehdään hoitojakson kalenterinäkymään, ja käytetään tarvittaessa korjauksesta riippuen myös Hoitojakson lisätoimintoja. Tallenna kalenteriin hoitopäivien tilanne siten, kuin se olisi kuulunut maksaa. Alla on muutama yleinen esimerkki korjauksista. Siirry korjausten tallennuksen jälkeen ohjeessa kohtaan Esikatselu.
Esimerkki 1. hoitopäiviä maksettu liian vähän, lisätään maksamatta jääneiden hoitopäivien kirjaus. Valitaan maksamatta jääneet päivät kalenterista, ja tehdään hoitopäivien tallennus Muokkaa päiviä-valinnan kautta. Siirry tallennuksen jälkeen kohtaan Esikatselu.
Esimerkki 2. hoitopäiviä maksettu 1 päivä liikaa, poistetaan maksetulta jaksolta hoitopäivän kirjaus. Valitse liikaa maksettu hoitopäivä kalenterista, ja Hoitopäivän tiedoissa valitse Tyhjennä kirjaukset, ja Tallenna ja sulje. Siirry tallennuksen jälkeen kohtaan Esikatselu.
Esimerkki 3. kuukausipalkkiota ei olisi kuulunut maksaa kokonaiselta kuukaudelta, vaan osa päivistä olisi kuulunut olla palkatonta poissaoloa. Valitse poissaoloa koskeva päivä/päivät, kirjaa Hoitopäivän tiedoissa Peruuntunut hoitopäivä palkaton ja Tallenna ja sulje. Siirry tallennuksen jälkeen kohtaan Esikatselu.
Esimerkki 4. kuukausipalkkiota ei olisi kuulut maksaa ollenkaan, eli se tulee periä kokonaisuudessaan takaisin. Valitse Hoitojakson lisätoiminnoista Uusi lisäkorvaus Kk-palkkion ohitus. Siirry tallennuksen jälkeen kohtaan Esikatselu.
Esimerkki 5. hoitojakso maksettu väärällä, esim. liian pienellä, palkkiolla. Korjaa ensin sopimukselle oikea palkkiotieto Sopimuksen muokkauksen kautta halutulla muutospäivämäärällä. Valitse oikea muutoksen voimaantulopäivä sen mukaisesti, mistä alkaen palkkiomuutos on astunut voimaan.
Kun oikea palkkiotieto on muokattu sopimukselle, ota korjauksen kohteena oleva maksettu hoitojakso korjattavaksi valitsemalla Jakson korjaus. Hoitopäivien kalenterimerkintöihin ei tarvitse tehdä muutoksia (jos halutaan korjata pelkkää palkkion maksettua summaa), vaan mennään suoraan korjauksen Esikatseluun.
Viesti korjauksesta
Hoitojakson lisätoimintojen kautta voidaan tallentaa lyhyehkö viesti (255 merkkiä) koskien kyseistä korjausta. Viesti näkyy hoitajalle korjauksesta muodostuneella uudella palkkiolaskelmalla.
Valitse Lisäkorvauksen tyyppi Viesti. Voit kirjoittaa Viestiin vapaavalintaisen tekstin, joka siirtyy tiedoksi palkkiolaskelmalle.
Esikatselu
Kun korjattavalle jaksolle on tallennettuna kaikki tarvittavat kirjaukset, valitse kalenterin alapuolelta Esikatselu
Esikatselu-painikkeesta avautuu korjauksen esikatselu-sivu. Tästä näkymästä pääsee näkemään tehtyjen muutosten vaikutuksen aikaisemmin maksettuun laskelmaan nähden. Esikatselussa näet Alkuperäisen maksetun palkkion tiedon, Korjatun palkkionmaksun tiedon sekä Muutos-tiedot, miten korjaus vaikuttaa alkuperäiseen laskelmaan.
Alla on esimerkkikuvat takaisinperinnästä ja lisämaksusta. Esikatselu-laskelman alla oleva Yhteenveto kertoo Vähennettävät ja/tai Lisätyt korjaukset.
Takaisinperintä jaksolta:
Lisämaksu jaksolle:
Tarkista korjauksella muodostuvat summat. Kun on varmistettu, että korjauksen kirjaus on oikein, tulee korjaus Vahvistaa. Jos halutaan vielä palata muokkaamaan korjattavia tietoja tai perua korjaus, valitaan Palaa korjaukseen.
Korjauksen vahvistus
Kun on varmistettu Esikatselu-näkymässä, että korjauksen kirjaus on hoitojaksolla oikein, tulee korjaus vahvistaa.
Valitse Vahvista
Kun korjaus on vahvistettu, siirrytään Palkkionkorjaus ja maksusuunnitelma -sivulle vahvistamaan korjaus vielä loppuun asti, eli vaiheeseen, jossa korjaus siirtyy myös Tulorekisteriin.
Palkkionkorjaus ja maksusuunnitelma
Palkkionkorjaus ja maksusuunnitelma osiossa on kolme välilehteä: Korjaus kesken, Velan käsittely kesken sekä Arkisto.
Korjaus kesken-välilehdellä ovat keskeneräiset(vahvistamattomat) sekä lopullista vahvistusta odottavat korjaukset.
Velan käsittely kesken-välilehdellä ovat käsittelyä odottavat korjaukset, eli korjaukset, joille pitää tehdä vielä lisämaksu tai takaisinperintä tulevilla hoitojaksoilla. Tällä välilehdellä näkyvät myös ne korjaukset, joista takaisinperintä suoritetaan laskulla.
Arkisto-välilehdellä ovat loppuun asti käsitellyt korjaukset, eli korjaukset jotka ovat joko maksettu tai peritty takaisin.
Tälle sivulle pääsee aina myös käyttäjävalikon kautta. Valitse Korjaukset.
Korjaus kesken
Kun korjaustoimet on vahvistettu Esikatselu-sivulta, korjaus pitää vielä vahvistaa toiseen kertaan eli hyväksyä Korjaus kesken-välilehdeltä, jotta tiedot päätyvät Tulorekisteriin asti ja korjaus voidaan käsitellä tulevilla hoitojaksoilla tai toimittaa maksutiedot takaisinperittävän summan osalta hoitajalle. Korjauksen tila on tällöin Vahvistettavissa.
Jos korjauksen tallennus on jäänyt kesken, näkyy se tilassa Keskeneräinen. Muokkaa-napista on mahdollista palata korjattavalle jaksolle. Keskeneräinen korjaus tulee joko vahvistaa tai perua.
Tällä välilehdellä olevat korjaukset voidaan myös vielä poistaa kokonaan.
Korjauksen hyväksyminen
Esikatselun jälkeen vahvistettu korjaus vahvistetaan vielä toiseen kertaan, eli tämä on korjauksen lopullinen hyväksyntä. Tässä vahvistuksessa korjaustoimista lähtee tieto myös Tulorekisteriin. Hyväksytyn korjauksen peruminen onnistuu ainoastaan asiakastuen kautta.
Maksutavan lukitus
Maksutavan lukitus tehdään sen jälkeen, kun korjaus on vahvistettu Tulorekisteriin. Voit lukita takaisinperinnän laskulla tai jaksolla maksettavaksi. Huomioithan, että maksutavan lukitus on maksusuunnitelma kohtainen. Kun maksutapa on lukittu ensimmäisen korjauksen jälkeen, niin sama maksutapa tulee automaattisesti myös seuraaville tehdyille korjauksille. Maksutapa on vaihdettavissa myös jälkeenpäin Korjaukset kesken- välilehdeltä. Lisäsaatavat maksetaan aina jakson kautta.
Maksutavan lukitus laskulle niin tällöin siirrytään automaattisesti laskun tiedot sivulle, josta pystyy tallentamaan laskun tiedot ja lähettämään sen hoitajalle. Maksutavan lukitus laskulle poistaa jaksolta perintä laatikon näkymisen.
Velan käsittely kesken- sivun näkymä, kun maksutavaksi on lukittu lasku.
Laskun tiedot nuolesta klikkaamalla avautuu tämä näkymä.
Mikäli takaisinperinnän maksutavaksi on valittu jakso. Tällöin siirrytään automaattisesti seuraavalle avoinna olevalla jaksolle, josta pääsee merkitsemään takaisinperinnän muokkaamalla takaisinperinnän määrää ja tallentamalla tiedon palkkajaksolle.
Laskun tiedot kohdassa näkymässä ei näytetä laskun tietoja, kun maksutavaksi on valittu jakso.
Maksusuunnitelman lukituksen historia kohdasta näkyy velan lukituksen historia tieto.
Velan seuranta
Kun korjaus on hyväksytty, se siirtyy Velan käsittely kesken -välilehdelle. Tällä sivulla voit seurata velan käsittelyä. Hyvinvointialueen/toimijan vastuulla on hoitaa lisämaksut hoitajalle sekä seurata takaisinperinnän toteutuminen.
Velan käsittely kesken sivulta löytyy linkki korjatuille jaksoille, velan tyyppi sekä jäljellä olevan velan määrän. Velan tyyppi voi olla Perintä tai Lisämaksu. Maksutiedot -painikkeesta pääset tarkastelemaan velan tietoja. Hoitopäivät-painikkeesta pääset suoraan seuraavalle avoinna olevalle hoitojaksolle merkitsemään takaisinperinnän tai lisäsaatavan maksuun. Asetettu maksuun kohdassa Kyllä-merkintä tarkoittaa sitä, että takaisinperintä tai lisäsaatava on merkitty hoitojaksolla maksettavaksi.
Jäljellä oleva velan määrä vähenee automaattisesti aina, kun rahaa peritään tai maksetaan lisää. Kun velka on kokonaan kuitattu, siirtyy se Arkisto-välilehdelle. Velka kuittaantuu vasta sitten, kun raha siirtyy palvelussa. Ei siis vielä silloin, kun esim. jakso hyväksytään.
Korjauksen mukaista, liikaa maksettua palkkiota voidaan periä takaisin tulevilla hoitojaksoilla tai laskulla. Laskua käytetään erityisesti silloin, kun toimeksiantosopimus on jo päättynyt. Jos taas hoitaja on saanut liian vähän rahaa, lisämaksu voidaan maksaa vain tulevilla hoitojaksoilla. Päättyneen toimeksiantosopimuksen osalta katso ohjeistus Lisämaksu päätetylle sopimukselle kohdasta.
Takaisinperintä hoitojaksoilla
Jos liikamaksun takaisinperintä halutaan hoitaa tulevilla hoitojaksoilla, siirrytään seuraavalle käsiteltävälle avoimelle jaksolle.
Hoitojaksolla näet kalenterinäkymän yläpuolella velan kokonaismäärän, tällä jaksolla perittävän ja jäljelle jäävän velan. Jaksolla perittävä summa tulee asettaa Muokkaa-napilla. Oletuksena summa on 0€. Jos velkaa maksetaan osissa, esimerkiksi 500€/kk, samaa summaa tarjotaan automaattisesti myös seuraavalla jaksolla. Näin jatketaan, kunnes velka on kokonaan kuitattu. Määrää on mahdollista muokata jokaisella jaksolla. Syötä perittävä tai lisää maksettava summa ja Tallenna.
Lisämaksu hoitojaksolla
Lisämaksu muodostuu automaattisesti seuraavalle avoinna olevalle hoitojaksolle. Hoitojaksolta näet lisämaksun kokonaismäärän. Mikäli haluat maksaa erissä lisämaksua niin käsittelyssä olevalla hoitojaksolla maksettava summa tulee asettaa Muokkaa-napilla ennen hoitojakson vahvistamista.
Lisämaksu päätetylle sopimukselle
Mikäli toimeksiantosopimus on jo käsitelty päättyneeksi, niin sopimus voidaan avata uudelleen avoimeksi lisämaksun suorittamista varten. Avaa ensin päätetty sopimus menemällä sopimuksen tietoihin, ja luo sen jälkeen uusi hoitojakso sille kuukaudelle/ajanjaksolle, jolla sopimus on alun perin päätetty ja käsittele lisämaksu kuten edellä. Muista asettaa haluamasi maksupäivä hoitojaksolle ennen hoitojakson vahvistamista/sopimuksen uudelleen päättämistä.
Maksutiedot
Maksutiedot-painike avaa Korjauksen tiedot -sivun, mistä on nähtävissä perinnän tai lisämaksun tarkemmat tiedot. Lasku-osiossa on takaisinperinnän laskun tiedot, katso ohjeistus kohta Perintä laskulla(alla).
Perintä laskulla
Jos liikamaksu halutaan periä laskulla, hoitajalle toimitettavat Maksutiedot löytyvät Laskun tiedot kohdasta. Laskulla voi maksaa vain takaisin perittävää palkkiota. Lisää maksettavat palkkiosummat tulee hoitaa maksuun hoitajan seuraavaksi maksettavan tai uuden hoitojakson kautta.
Saat tulostettua maksutiedot pdf-muotoisena paperiarkin kuvasta klikkaamalla.
Laskulla maksettaessa on tärkeä käyttää aina kyseiselle korjaukselle muodostunutta Viitenumeroa, jotta maksu kohdistuu kyseisen hoitajan velkana olevaan summaan.
| Huom! Viitenumero on velkakohtainen, eikä sitä saa käyttää muiden maksujen suorittamiseen. |
Velka siirtyy automaattisesti Arkistoon, kun se on maksettu kokonaan. Velka kuittaantuu vasta sitten, kun raha siirtyy palvelussa ja kohdistuu kyseiseen velkaan viitenumeron perusteella.
Nettoperintä ja bruttoperintä
Nettoperinnässä hyvinvointialue perii hoitajalta liikasuorituksen, josta se on ensin vähentänyt ennakonpidätyksen osuuden. Hyvinvointialue voi periä palkkion takaisin nettona, jos hoitaja maksaa liikaa saamansa palkkion takaisin samana kalenterivuonna, kun se on hänelle maksettu. Verohallinto oikaisee ennakonpidätyksen määrää Tulorekisteriin annetun takaisinperintäilmoituksen perusteella.
Jos takaisinperintä tapahtuu palkkionmaksuvuotta seuraavana vuonna ennen Verohallinnon päätöksellään määräämää päivämäärää, hyvinvointialue voi vielä periä suorituksen takaisin nettona. Takaisinmaksu on tehtävä viimeistään alkuperäisen suorituksen maksuvuotta seuraavan vuoden huhtikuun 30.päivänä.
Jos palkkio peritään takaisin vasta alkuperäisen suorituksen maksuvuoden seuraavan vuoden huhtikuun 30.päivän jälkeen hyvinvointialue ei voi enää periä palkkiota takaisin nettona, koska hoitajan verokauden veroa ei voida oikaista takaisin maksetusta palkkiosta toimitetun ennakonpidätyksen osalta. Tällöin palkkio on perittävä takaisin bruttona. Bruttoperinnässä hyvinvointialue perii liikasuorituksen takaisin vähentämättä siitä toimittamaansa ennakonpidätystä.
Lähde: Verohallinto: https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/48735/ennakonpidatyksen-toimittaminen9/#7-palkkojen-takaisinperint%C3%A4
Takaisinperittävän velan kuittaus maksetuksi manuaalisesti
Velka voidaan kuitata maksetuksi myös silloin, kun maksu takaisinperittävästä summasta on saatu muuta kautta, esim. suoraan hyvinvointialueen/toimijan tilille, tai sitä ei ole tarkoituskaan periä takaisin, esim. tehdyn korjauksen jälkeen tehdään päätös jättää velka perimättä ja siirtää velka hyvinvointialueen/toimijan tappioksi. Näissä tapauksissa voidaan Asettaa perintä muuta kautta maksetuksi. Palvelu pyytää vielä vahvistamaan, että lasku(velka) todella voidaan kuitata.
Valitse ensin Maksupäivä, jolloin velka on maksettu muulle kuin Oiman asiakasvaratilille, tai velka halutaan muutoin kuitata maksetuksi. Sen jälkeen valitse Vahvistan.
Arkisto
Loppuun käsitellyt palkkionkorjaukset siirtyvät Arkistoon.
Mikäli takaisinperintä tai lisää maksettava korjaussumma käsitellään seuraavalla hoitojaksolla, niin korjauksessa muodostunut Velka kuittaantuu arkistoon vasta sitten, kun raha siirtyy palvelussa. Ei siis vielä silloin, kun esim. velan perintää sisältävä hoitojakso hyväksytään seuraavalle maksupäivälle, vaan vasta maksuerän maksamisen yhteydessä.
Mikäli takaisinperintä on hoidettu laskulla, niin velka kuittaantuu pois kun hoitaja on maksanut laskun velan takaisinmaksun viitenumerolla.
Palkkionkorjaus kirjanpitoon
Kirjanpitoraportti korjautuu automaattisesti, mikäli maksettujen jaksojen palkkioille ja korvauksille tehdään muutoksia korjaustoiminnolla.
Kirjanpitoraportille tulee näkyviin tieto myös, kun velka on maksettu takaisin. Raportille tulee tieto myös silloin, jos perintä hylätään ja kirjataan tappioksi.