SISÄLTÖ
Yleistä
Hyvinvointialue voi yhdessä Oiman kanssa luoda sähköisiä lomakepohjia Oimaan. Lomakepohjiin voi räätälöidä erilaisia toiminnallisuuksia mm. rajaukset, valintakenttiä sekä tekstikenttiä, samaan tapaan kuin sähköisissä sopimuspohjissa. Lomakkeiden näkyvyyttä voi rajata valtuushallinnan mukaisesti. Käyttöönotto voidaan aloittaa ottamalla yhteyttä Oiman asiakastukeen tai tiedustelemalla asiaa yhteistyötapaamisissa.
1. Lomakkeiden luonti ja tarkastelu
Kun Oimaan on luotu lomakepohjia hyvinvointialueiden toiveiden mukaisesti, lomakkeita voi tarkastella ja luoda "henkilöt" sekä "sopimukset"-näkymästä.
Sopimuksella oleviin lomakkeisiin saadaan linkitys sopimuksen osapuoliin, eli hoitajan tai hoidettavan tiedot saadaan automaatiolla täytettävälle lomakkeelle.
1.1 Lomakkeiden tarkastelu
Kuva 1. Lomakkeiden sijainti "Henkilöt"-välilehdellä.
Kuva 2. Lomakkeiden sijainti "Sopimukset"-välilehdellä.
Täytetyt lomakkeet listataan lomakeryhmiin, josta niitä voi erikseen tarkastella.
Kuva 3. Lomakkeet listattu lomakeryhmiin.
Valitessa tiettyä lomakeryhmää, aukeaa taulukko, josta näkyy lisätietoja lomakkeesta.
Milloin lomaketta on luotu, kenen toimesta ja lomakkeen tila.
Kuva 4. Näkymä lomakeryhmän lisätiedoista.
1.2 Lomakkeiden luonti
Klikatessa "+ uusi lomake"-nappia, aukeaa lista käytettävissä olevista pohjista, joita pääsee täyttämään. Lomakkeet tallentuvat "luonnos"- tilaan, jossa niitä voi poistaa tai muokata.
Kun lomaketta ei tarvitse enää muokata, sen voi vahvistaa, jonka jälkeen sitä voi muokata vielä 30min ajan. Tämän jälkeen tiedot lukkiutuvat. Valmis lomake voidaan myös tulostaa.
Kuva 5. Uuden lomakkeen luonti -kohdassa näkyvät käytettävissä olevia pohjia. Lomakepohjat räätälöidään hyvinvointialueelle yhdessä Oiman kanssa. Tämä on esimerkki kuva.
Kuva 6. Esimerkki kuva "valvontakäynti"-lomakkeesta.
Lomakkeen täytettyä "tallenna"-painikkeesta lomake siirtyy "avoin"-tilaan, josta sen voi vielä poistaa, muokata tai vahvistaa.
Kuva 7. Täytetty lomake avoin-tilassa.
Kuva 7. Tulostettava vahvistettu-tilassa oleva lomake.
1.3 Lomakkeen sähköinen allekirjoittaminen
Hyvinvointialueelle voidaan luoda myös räätälöityjä sähköisesti allekirjoitettavia lomakkeita. Näitä voivat olla esimerkiksi maksusitoumukset tai irtisanomisilmoitukset. Lomakkeella voidaan määritellä kenen allekirjoituksia halutaan hyödyntää.
- Ainoastaan hyvinvointialue allekirjoittaa
- Ainoastaan hoitaja allekirjoittaa
- Molemmat osapuolet allekirjoittavat
Hyvinvointialueen sähköisten lomakkeiden allekirjoittajille tulee antaa erillinen käyttöoikeus lomakkeiden allekirjoittamiseen.
Kuva 8. Käyttäjän käyttöoikeuksia muokkaamalla annetaan oikeus allekirjoittaa lomakkeita.
Allekirjoittaminen tapahtuu samaan tapaan kuin sähköisillä toimeksiantosopimuksilla.
Kuva 9. Allekirjoittamispainike sähköisellä lomakkeella
Kun lomake on allekirjoitettavana, löytää sen lomakkeiden hallinnan "Allekirjoitettavat"-välilehdeltä.
2. Lomakkeiden hallinta
Lomakkeet välilehdellä voi hallinnoida käytettyjä lomakkeita. Lomakkeiden hallinta on jaettu seuraaviin välilehtiin:
- Luonnokset = lomakkeet, jotka on tallennettu keskeneräisinä.
- Vahvistettavat = lomake odottaa hyvinvointialueen vahvistamista.
- Allekirjoitettavat = lomakkeet, jotka odottavat osapuolten allekirjoituksia
- Vahvistetut = vahvistetut lomakkeet sekä sähköisesti allekirjoitettavat lomakkeet, jotka ovat allekirjoitettu.
- Arkisto = arkistoidut lomakkeet välilehdellä nähdään tieto siitä, että lomaketta on käytetty
Kirjautuessa palveluun käyttäjälle tulee ilmoitus vahvistamattomista lomakkeista. Vahvistamatta jääneet lomakkeet löytyvät "Vahvistamista odottavat lomakkeet"-näkymästä. (katso kuva 8 ja 9.)
Lomake voi jäädä avoin-tilaan, kahdessa tapauksessa;
- hoitaja on käynyt täyttämässä hoitajalle suunnatun lomakkeen (esim havainnointilomakkeen hoidettavasta). Lomake vaatii hyvinvointialueen vahvistusta, jotta se lukittuu muokkauksilta.
- Kun hyvinvointialue on luonut lomakkeen, mutta jättänyt sen avoin tilaan. Eli lomaketta ei ole vahvistettu.
Kuva 10. Lomakkeet löytyvät yläpalkista kohdasta "Lomakkeet".
Kuva 11. Kirjautuessa palveluun tulee ilmoitus avoimista lomakkeista.
2.1 Lomakkeen arkistoiminen
Lomakkeet pystyy jatkossa poistamisen sijaan myös arkistoimaan. Arkistoiminen tapahtuu painikkeesta "Arkistoi lomake". Tämä tarkoittaa sitä, että lomakkeen täyttämisestä jää tieto Oimaan, mutta lomakkeelle täytetyt tiedot häviävät Oimasta.
Kuva 12. Toiminnot vahvistetulla lomakkeella
2.1 Loki lomakkeen käytöstä
Sopimuksen sekä henkilön perustietojen lokilta on nähtävissä milloin lomakkeita on käytetty, kenen toimesta ja onko lomaketta esimerkiksi muokattu. Myös allekirjoitukset ja lomakkeen avaaminen jättävät merkinnän lokitietoihin.
Kuva 13. Näkymä sopimuksen lokilta.
Kuva 14. Näkymä henkilön tietojen takaa löytyvältä lokilta.
