1) Esittely
Pikaviestitoiminto on turvallinen tapa keskustella palvelun loppukäyttäjäasiakkaiden kanssa. Pikaviestitoiminnallisuuden avulla myös asiakkaat voivat ottaa ongelmatilanteissa yhteyttä hyvinvointialueelle päin.
2) Viestinäkymät
Kun pikaviestipalvelu on käytössä, voi siihen navigoida oikeassa ylälaidassa olevaa hyvinvointialueen nimeä klikkaamalla ja valitsemalla "Pikaviestit"-kohta.
Kuva 1. Pikaviestien sijainti oikean ylälaidan navigaatiopalkissa
Palvelu ilmoittaa lisäksi uusista viesteistä oikean ylälaidan kellosymbolin kautta.
Kuva 2. Oikean ylälaidan kellosymbolista avautuva ilmoitus uudesta viestistä
Pikaviestit on jaettu kolmeen eri välilehteen seuraavasti:
2.1) Omat viestit
Kuva 3. Omien viestien näkymä
Tässä näkymässä näytetään ne viestit, jotka olet itse kirjoittanut loppukäyttäjäasiakkaalle päin. Nämä viestit näkyvät vain sinulle itsellesi ja loppukäyttäjäasiakkaalle. Loppukäyttäjä ei näe koko nimeäsi, vaan hän näkee sen muodossa "Etunimi (hyvinvointialueen nimi).
2.2) Hyvinvointialueelle saapuneet viestit
Kuva 4. Hyvinvointialueelle saapuneiden viestien näkymä
Tässä näkymässä näytetään loppukäyttäjäasiakkaan hyvinvointialueelle lähettämät viestit. Nämä viestit ovat kaikkien hyvinvointialueen operaattoreiden nähtävillä valtuushallinta-asetusten mukaisesti.
Loppukäyttäjäasiakkaan hyvinvointialueelle päin lähettämillä viesteillä ei oletusarvoisesti ole käsittelijää, vaan käyttäjän pitää merkitä itsensä käsittelijäksi manuaalisesti. Vain viestiketjun käsittelijä voi vastata käsittelemäänsä viestiketjuun, mutta myös muut hyvinvointialueen operaattorit näkevät viestiketjun sisällön.
Kullakin viestiketjulla on kerrallaan vain 1 käsittelijä, mutta käsittelijä voi vaihtua viestiketjun täydentyessä. Mikäli joku muu operaattori on merkinnyt itsensä viestiketjun käsittelijäksi, voit merkitä itsesi tästä huolimatta käsittelijäksi esimerkiksi tilanteessa, jossa viestiketjun senhetkinen käsittelijä on lomalla tai muuten estynyt vastaamasta viestiketjuun.
2.3) Arkistoidut viestit
Kuva 5. Arkistoitujen viestien näkymä
Arkistoitujen viestien näkymässä näytetään sekä omat arkistoidut viestisi, että hyvinvointialueelle saapuneet arkistoidut viestit. Viestin tyyppinä on yksityinen, mikäli olet itse lähettänyt viestin loppukäyttäjäasiakkaalle päin ja vastaavasti "HA:lle lähetetty", mikäli asiakas on lähettänyt viestin hyvinvointialueelle päin.
Huomaa, että muut käyttäjät eivät näe arkistonäkymässä omia yksityisiä viestejäsi. Sen sijaan kaikki hyvinvointialueelle saapuneet viestit näytetään tässä näkymässä valtuushallinta-asetusten mukaisesti.
Omat yksityiset viestisi näytetään tässä näkymässä mustalla tekstillä korostettuna, kun taas loppukäyttäjän hyvinvointialueelle lähettämät viestiketjut näytetään harmaalla tekstillä.
2.4) Pikaviestien valtuushallinta
Uutena ominaisuutena pikaviesteihin on tuotu 1.1.2025 alkaen myös valtuushallinta eli palvelualueen valinta. Mikäli hyvinvointialueella on käytössään valtuushallinta, on pikaviestille määritettävä palvelualue eli valtuushallintadimensio. Palvelualue on oleellinen etenkin loppukäyttäjän viestiessä hyvinvointialueelle päin, sillä valittu palvelualue määrittää viestin näkyvyyden hyvinvointialueen operaattoreille eli kukin viestiketju näkyy vain niille operaattoreille, joille on määritetty oikeus kyseiseen valtuushallintadimensioon.
Kuva 6. Palvelualue (näkyvyysdimensio) uutta viestiä kirjoitettaessa
Valittu palvelualue on näkyvillä myös pikaviestien listanäkymissä. On kuitenkin huomioitava, että ennen ominaisuuden käyttöönottoa kirjoitettuihin viesteihin ei ole määritetty palvelualuetta, jolloin palvelualueen nimen tilalla näytetään "ei määritetty" -teksti.
Kuva 7. Palvelualue hyvinvointialueelle saapuneissa viesteissä
3) Viestin kirjoittaminen
Kuva 6. Uuden viestiketjun kirjoittaminen
Voit aloittaa uuden viestiketjun asiakkaalle päin klikkaamalla "Uusi viestiketju" -nappia. Vastaanottajaa voidaan hakea joko nimellä tai henkilötunnuksella. Henkilötunnuksella haettaessa on henkilötunnus kirjoitettava kokonaan. Vastaanottajan lisäksi viestiin on kirjoitettava aihe ja itse viesti. Viesti on välittömästi lähetyksen jälkeen vastaanottajan luettavissa.
3.1 Sähköposti-ilmoitukset uusista viesteistä
Uusista viesteistä lähetetään viestin vastaanottajalle sähköposti-ilmoitus mikäli tämä on ollut yli 15 minuuttia käyttämättä Oima-palvelua. Ilmoitussähköposti ei sisällä tietosuojasyistä viestin otsikkoa tai varsinaista sisältöä, vaan vastaanottajalle kerrotaan ainoastaan viestin lähettäjän hyvinvointialue. Ilmoitussähköposti lähetetään myös tilanteessa, jossa olet merkinnyt itsesi hyvinvointialueelle saapuneen viestin käsittelijäksi, ja viestiketjun alkuperäinen lähettäjä kirjoittaa kyseiseen viestiketjuun uuden viestin. Sähköposti-ilmoituksen lisäksi vastaanottaja saa tiedon uudesta pikaviestistä yläreunan kellosymbolin kautta.
Ilmoitussähköpostia ei lähetetä mikäli:
- kirjoitat viestiketjuun uuden viestin ilman, että vastaanottaja on ehtinyt vastata edelliseen viestiin eli mikäli kirjoitat viestiketjuun 2 uutta viestiä peräkkäin, lähetetään vastaanottajalle vain 1 ilmoitussähköposti
- loppukäyttäjä lähettää hyvinvointialueelle uuden viestiketjun, sillä ketjulla ei tässä vaiheessa ole vielä merkittyä käsittelijää eli ilmoitussähköpostia ei voida kohdistaa kenellekään yksittäiselle henkilölle
4) Viestiin vastaaminen
Kuva 7. Hyvinvointialueelta lähetettyyn viestiin vastaaminen asiakkaan toimesta
Viestiin vastataan kirjoittamalla vastaus viestiketjun alareunassa olevaan tekstikenttään ja painamalla "Lähetä viesti" -nappia. Tilanteessa, jossa molemmat käyttäjät seuraavat samaa arkistoimatonta viestiketjua ja kirjoittavat viestiketjuun uusia viestejä, näkyvät viestiketjuun kirjoitetut vastaukset myös viestin vastaanottajalle heti. Viestiketjunäkymää ei siis tarvitse käsin päivittää uusien vastausten tarkistamiseksi.
Kuva 8. Hyvinvointialueelle saapunut viesti, jolla ei ole vielä merkittyä käsittelijää
5) Viestiketjun arkistoiminen
Viestiketjuja ei ensisijaisesti koskaan poisteta, vaan ne käsittelyn jälkeen arkistoidaan. Arkistointi ei tapahdu automaattisesti, vaan se on tehtävä itse yläreunassa olevaa "Arkistoi"-nappia painamalla. Arkistointi ei vaikuta viestin vastaanottajaan eli sama viestiketju näkyy arkistoimisen jälkeen edelleen hänen omissa viesteissään niin kauan kunnes myös hän itse arkistoi viestiketjun.
Mikäli viestiketju arkistoidaan, ja vastapuoli kirjoittaa viestiketjuun uuden viestin, palautuu viestiketju arkistosta takaisin omiin tai hyvinvointialueelle osoitettuihin viesteihin sen tyypistä riippuen. Mikäli itse arkistoituun viestiketjuun halutaan kirjoittaa uusi viesti, tulee viestiketju ensin palauttaa arkistosta takaisin aktiiviseksi.
6) Viestin poistaminen tai muokkaaminen
Sähköpostien tapaan kirjoitettua viestiä ei voi lähettämisen jälkeen muokata. Muokkaus on estetty sen vuoksi, ettei viestiketjun sisältöä voi enää myöhemmin muokata erilaiseksi alkuperäiseen nähden. Tällä estetään viestiketjun sisällön vääristyminen.
Tilanteessa, jossa viestiketju on lähtenyt esimerkiksi väärälle henkilölle, voidaan viesti myös poistaa. Viestin poistaminen on sallittu kahdessa tilanteessa:
- hyvinvointialueelta lähetetty viestiketju: kirjautunut käyttäjä voi poistaa itse kirjoittamansa viestin
- hyvinvointialueelle saapunut viestiketju: kirjautunut operaattorikäyttäjä voi poistaa viestiketjusta kaikki muut viestit paitsi asiakaskäyttäjän kirjoittamat viestit
Poistaminen on tarkoitettu siis ensisijaisesti tilanteeseen, jossa joko viestin sisältö on virheellinen tai viesti on lähtenyt väärälle henkilölle. Poistaminen ei ole siis tarkoitettu viestiketjujen "siivoamiseen", sillä se poistaa viestiketjun sisällön myös sen vastaanottajalta.
Kuva 9. Viestiketju, jossa on 1 poistettu viesti
Mikäli viestiketjusta poistetaan ainoa viestiketjuun kuuluva viesti, poistetaan myös itse viestiketju. Mikäli viestiketjussa taas on enemmän kuin 1 viesti, merkitään viestin sisällöksi "Viesti poistettu", mutta itse viestiketjua ei poisteta palvelusta.