Hyvinvointialueella voi olla Oimassa näkyvissä useita erityyppisiä sopimuspohjia. Vähintään Oimassa näkyy niin sanottu peruspohja, eli "Toimeksiantosopimus". Tämän lisäksi hyvinvointialueelle on voitu luoda asiakaskohtaisesti räätälöidyt sähköisesti allekirjoitettavat sopimuspohjat.
Tässä ohjeessa käydään läpi toimeksiantosopimuspohjan (peruspohja) toiminnallisuuksia
SISÄLTÖ
- Sopimuslista
- Sopimuspohjat
- Uusi toimeksiantosopimus
- Sopimuspohjan valinta
- Esiasetusten valinta
- Toimeksiantosuhteen tyyppi
- Osapuolet
- Hoidettava henkilö
- Voimassaolo
- Palkkio
- Muuta sovittua
- Liitteet
- Toimeksiantosuhteen / Sopimuksen irtisanominen
- Esikatselu
- Tarpeettoman sopimuksen poistaminen hyväksynnän jälkeen
- Muutokset peruspohjalle tehtyyn sopimukseen
- Sopimuksen versiovalitsin
Sopimuslista
Oimassa listaus sopimuksista on jaettu neljään välilehteen niiden tilan mukaan.
Voimassa - sopimus on allekirjoitettu molempien osapuolten toimesta
Hyväksyttävät - sopimus odottaa yhden tai useamman osapuolen allekirjoitusta
Luonnokset - sopimus on vielä luonnoksena eikä sitä ole vielä hyväksytty allekirjoitettavaksi
Päättyneet - päätetyt tai päättyneet
Sopimuspohjat
Oimassa on tarjolla peruspohja ("Toimeksiantosopimus"), jolla voi tehdä sekä omais- että perhehoidon sopimuksia. Sopimuksella on tarvittavat tiedot sopimuksen osapuolista, palkkion maksusta ja vapaiden määräytymisestä. Tätä sopimusta käytetään silloin, kun halutaan maksaa palkkiota jo olemassa olevalta sopimukselta, joka on jo molempien osapuolien toimesta allekirjoitettu. Peruspohjaa ei allekirjoiteta sähköisesti Oimassa.
Sähköiset allekirjoitettavat toimeksiantosopimukset luodaan Oimaan yhteistyössä hyvinvointialueen kanssa. Pohja pystytään räätälöimään asiakkaan tarpeiden mukaisesti vastaamaan lähes täysin alueella käytössä olevaa paperista sopimuspohjaa. Räätälöidyn pohjan täyttöä voidaan nopeuttaa esivalinnoilla.
Uusi toimeksiantosopimus
Uusi sopimus lähdetään luomaan painamalla “+ luo sopimus”-nappia.
Mikäli käytössä on yksi tai useampia räätälöity pohja peruspohjan lisäksi, tulee seuraavaksi valita haluttu sopimuspohja.
Esiasetusten valinta
Sopimusta tehdessä ensin tulee valita sopimuksen esiasetukset, joita käytetään raportoinnissa. Esiasetuksissa olevat valinnat perustuvat hyvinvointialueen Oimassa oleviin asetuksiin. Sopimukselle valittuja esiasetuksia pystyy muokkaamaan sopimuksen tiedoista kohdasta "Sopimusdimensiot". Tällä toiminnolla sopimuksen voi siirtää esimerkiksi toisen kunnan alle tai toiseen asiakasryhmään.
Asetusten näkyminen sopimuksella
Peruspohjassa esiasetukset näkyvät Oimassa hoitajalle.
Toimeksiantosuhteen tyyppi
Ensiksi tulee valita toimeksiantosuhteen tyyppi sekä laskennalliset asetukset. Näiden perusteella pohjaan tulee valittavaksi oikeat palkkiotaulukot.
Osapuolet
Seuraavaksi sopimukselle valitaan sopimuksen osapuolet.
Hyvinvointialue
On valmiiksi täytettynä perustuen asetuksiin.
Hoitaja
Voit etsiä hoitajan käyttämällä henkilön nimeä tai henkilötunnusta. Mikäli valitset olemassa olevan hoitajan, lista näyttää onko hoitaja tunnistautunut Oimaan.
Uuden hoitajan lisääminen tapahtuu “lisää uusi hoitaja”-napista. Avautuvassa ikkunassa pyydetään ensin hoitajan henkilötunnusta. Kirjoittaessa henkilötunnusta järjestelmä tarkistaa, että kirjoitettu merkkisarja on oikeassa muodossa, jotta se kelpaa henkilötunnukseksi. Painamalla tämän jälkeen “Tarkista”-napista järjestelmä tarkistaa onko henkilötunnus jo käytössä Oimassa. Jos tunnus on jo Oimassa niin käyttäjän tiedot täyttyvät sen mukaan.
Huomioithan, että uuden käyttäjän kohdalla sähköposti on tärkeä tieto, sillä siihen osoitteeseen hänelle lähtee kutsu kirjautua ja tunnistautua Oimaan sekä viesti sopimuksesta, joka odottaa allekirjoitusta.
Mikäli hoitaja on jo Oimassa, pääset muokkaamaan ja tarkistamaan hänen tietonsa “Muokkaa”-napista.
HUOMIOITHAN, että vaikka tässä näkymässä tilan säästön takia ei näy hoitajan tietoja, niin ne tulevat näkymään allekirjoitettavassa versiossa ja ne löytyvät “Muokkaa”-napin alta.
Hoidettava henkilö
Voit valita hoidettavan listalta tai hakea hoidettavan tiedot kirjoittamalla nimen tai henkilötunnuksen hakukenttään. Uuden hoidettavan lisääminen tapahtuu “lisää uusi hoidettava”-painikkeesta.
Avautuvassa ikkunassa pyydetään ensin syöttämään hoidettavan henkilötunnus. Kirjoittaessa henkilötunnusta järjestelmä tarkistaa onko kyseessä oleva henkilötunnus olemassa oleva henkilötunnus.
Painamalla tämän jälkeen “Tarkista”-painikkeesta ja syötä hoidettavan tiedot.
Huom. Tarkistamisen yhteydessä järjestelmä tarkistaa onko kyseinen henkilötunnus jo käytössä Oimassa. Jos tunnus löytyy jo järjestelmästä, hoidettavan tiedot täyttyvät kyseisen henkilötunnuken tiedoilla.
Päällekkäiset sopimukset
Mikäli hoitajan ja hoidettavan valinnan jälkeen järjestelmä havaitsee, että henkilöiden väliltä löytyy jo voimassa oleva sopimus, nousee seuraavanlainen huomio:
Pääset tarkastelemaan kyseisiä sopimuksia klikkaamalla linkkiä, jolloin tuo sopimus avautuu uuteen välilehteen.
Saat ilmoituksen pois näkyvistä painamalla OK-painiketta ja pääset takaisin sopimuksen luomiseen. Voit valita jonkin seuraavista toimenpiteistä:
Voit jatkaa sopimuksen tekemistä, koska se on tarpeellinen ja eri sopimus kuin voimassa oleva(t) esim. mikäli kyseessä on uusi sopimus, joka tulee voimaan vasta kun olemassa oleva on päättynyt.
Voit vaihtaa hoitajan tai hoidettavan.
Voit peruuttaa sopimuksen tekemisen kokonaan.
Voimassaolo
Voit luoda sopimuksen joko toistaiseksi voimassa olevana tai määräaikaisena.
Toimeksiantosuhteen alkuperäinen aloituspäivä
Toimeksiantosuhteen aloituspäivä viittaa siihen päivämäärään milloin se on voimassa tai tullut voimaan. Tämä voi olla aikaisempi päivämäärä kuin mitä on Oiman käyttöönottopäivä, eli sopimus on vanha voimassa oleva sopimus ja se on uusi vain Oimassa.
Oima-palvelun käyttöönottopäivä
Oima-palvelun käyttöönottopäivä viittaa siihen päivämäärään, josta palkkionmaksu tulisi alkaa. Tästä päivämäärästä avautuu myös hoitojakso, jolle hoitaja pääsee tekemään merkintöjä. Oima-palvelun käyttöönottopäivä voi olla sama, kuin toimeksiantosuhteen aloituspäivä. Tällöin kyseessä on kokonaan uusi sopimus. Tämän valinta on pakollinen, koska se antaa ajantasaiset palkkiotaulukot sopimukselle.
TOISTAISEKSI VOIMASSAOLEVA
MÄÄRÄAIKAINEN
Palkkio
Pystyt valitsemaan sopimuksella käytetäänkö sopimuksessa taulukkopalkkioita vai syötetäänkö palkkion suuruus vapaana palkkiona. Mikäli sopimuksella käytetään taulukkopalkkioita, tulee valintojen perusteella valittavaksi hyvinvointialueella voimassa olevat palkkioluokat. Sopimuksella näkyvät palkkioluokat perustuvat etukäteen hyväksyttyihin asetuksiin ja ovat asiakaskohtaisia.
Vapaat
Vapaissa saattaa olla valmiita valintoja riippuen etukäteisasetuksista. Voit tehdä muutoksia valintoihin. Mikäli sopimukselle valitaan "Kerryttää vapaita" ja "14 päivän säännön mukaan", jokainen hoitojakso, jolla tulee täyteen vähintään 14 hoitopäivää, kerryttää "Vapaiden kertyminen / kk" -lokeroon syötetyn määrän vapaita.
Mikäli vapaiden määräytymiseen valitaan "Ei kerrytystä", kyseinen sopimus ei kerrytä lainkaan vapaita. Tällöin sopimuksen takana ei ole lainkaan näkyvissä vapaisiin liittyviä kohtia, eikä kyseisellä sopimuksella voida myöntää myöskään mahdollisia lisävapaita.
Jos halutaan tehdä sopimus, joka ei automaatiolla kerrytä vapaita, mutta hoitajalle halutaan myöntää käytettäväksi vapaita, tulee sopimukselle tehdä valinnat "Ei kerrytystä" ja lisätä vapaiden kertymiseen / kk arvoksi "0".
Hoitopalkkion maksu
Palkkion maksussa voi olla valmiina tietoja riippuen etukäteisasetuksista. Maksupäivään ja palkkiolaskelman toimistustapaan tulee tehdä valinnat.
Yleensä hyvinvointialueelta löytyy sisäinen ohjeistus siihen, mitä palkkiolaskelman toimitustapoja alueella käytetään. Jos valitaan toimitus sähköpostitse tai postitse, tulee hoitajan tiedoissa olla sähköpostiosoite tai postitusosoite. Palvelu ilmoittaa, mikäli tätä tietoa ei hoitajan takaa löydy.
Muuta sovittua
"Muuta sovittua" -kohtaan voi kirjoittaa muita sopimukseen liittyviä asioita vapaalla tekstillä.
Valitse sopiva liite jo olemassa olevista liitteistä.
HUOMIOTHAN että liitteet ovat kaikille nähtävillä. Tämä tarkoittaa, että jos lisäät liitteen sopimukseen, niin seuraava sopimuksen tekijä voi valita saman liitteen. Älä siis lisää mitään henkilökohtaisia liitteitä sopimuksen osapuolille, vaan ainoastaan julkisia, joita voi käyttää kaikki muutkin sopimuksen tekijät. Kun liite on lisätty voimassa olevaan sopimukseen, sitä ei voi enää poistaa näkyviltä eikä järjestelmästä. Emme suosittele lataamaan uusia liitteitä omista tiedostoista, vaan tarkistamaan onko kyseinen yleinen liite jo listassa.
Peruspohjassa voit lisätä liitteitä. Lisätessä uutta liitettä annathan sille selkeän yksilöidyn nimen, jotta se on helppo erottaa myöhemmin. Tätä tukee myös päivämäärän näkyminen listassa. Lisätty uusi liite on kaikkien valittavissa tämän jälkeen uusille sopimuksille.
Toimeksiantosuhteen / Sopimuksen irtisanominen
Hyvin usein sähköisesti allekirjoitettavissa sopimuspohjissa otetaan kantaa sopimuksen irtisanomiseen. Valittavissa olevat valinnat ovat usein valmiina pohjassa, mutta tämän lisäksi voi olla esimerkiksi vapaan tekstin lokero.
Esikatselu
Kun painat kaikkien tietojen kirjaamisen jälkeen sopimuksesta “Esikatsele”-nappia, sopimus siirtyy luonnostilaan. Voit perua sopimuksen luomisen tallentamatta tai siirtyä esikatseluun sille varatusta painikkeesta.
Mikäli sopimukselta on jäänyt joku pakollinen tieto täyttämättä, esikatselunäkymään ei pääse, vaan järjestelmä kertoo punaisella värillä mitä tietoja sopimukselta puuttuu on täyttämättä. Edetäksesi tulee puuttuvat tiedot täyttää.
Sähköisesti allekirjoitettavan sopimuspohjan esikatselussa pääset tarkistamaan vielä sopimuksella olevat tiedot. Tarvittaessa voit vielä muokata sopimuksen tietoja tai poistaa sopimuksen. Tässä vaiheessa sopimus on löydettävissä "Luonnokset"-välilehdeltä. Jos sopimuksen tiedot ovat ajantasalla, voit hyväksyä sopimuksen allekirjoitettavaksi.
Tämän jälkeen, jos hoitaja käyttää Oimaa, sopimuksen allekirjoittamisesta lähtee pyyntö hoitajalle sähköpostiin. Mikäli hoitaja ei käytä Oimaa, tulee sopimus tulostaa ja pyytää paperiseen versioon hoitajan allekirjoitus.
Toimeksiantosopimuksen esikatselussa voi palata muokkaamaan sopimusta, poistaa luonnoksen tai hyväksyä voimaan. Hyväksynnän jälkeen sopimus on voimassa ja hoitojaksolle voi tehdä merkintöjä.
Kun olet hyväksynyt sopimuksen voimaan, lähtee siitä sähköposti-ilmoitus hoitajalle. Tämän jälkeen hoitaja voi merkitä tunteja hoitopäiviin.
Tarpeettoman sopimuksen poistaminen hyväksynnän jälkeen
Mikäli huomaat, että sopimus on virheellinen ja tarpeeton, se voidaan poistaa sopimusnäkymässä, jos siihen ei ole tehty vielä hoitopäiväkirjauksia. Tämä on yleensä tarpeellinen silloin kun huomaa, että sopimuspohja on väärä. Käytä ensisijaisesti silloin tätä toimintoa.
Valitse nappi, jossa on kolme pistettä ja paina avautuvassa valikossa ’Poista sopimus’-nappi.
Tai jos sopimus on tehty toistaiseksi voimassa olevaksi niin silloin on näkyvillä myös ’päätä sopimus’ -nappi. Mikäli kyseessä on tosiaan esim. väärälle pohjalle tehty sopimus ja siksi tarpeeton niin poista sopimus.
Mikäli sopimukselle on ehditty tekemään hoitopäiväkirjauksia niin kyseinen ’Poista sopimus’-nappi ei ole käytettävissä. Käy silloin ensin poistamassa kirjaukset hoitopäiviltä, jonka jälkeen nappi on käytettävissä. Mikäli kirjauksia on jo useammalta jaksolta, suosittelemme käyttämään sopimusta niiden maksamiseen ja päättämään sopimuksen oikealla tavalla (huomioithan sopimuksen päättämistavat eri tilanteissa) ja tekemään uuden sopimuksen.
Sopimusversion poistaminen
Tarpeeton sopimusversio on mahdollista poistaa mikäli sen voimaantulopäivän jälkeen ei löydy maksettuja palkkioita.
Voit tehdä muutoksia sopimuksen tietoihin. Huomioithan, että peruspohjalla tehtyä sopimusta ei voi jälkikäteen muuttaa allekirjoitettavaksi pohjaa. Mikäli allekirjoitusta tarvitaan, suosittelemme päättämään vanhan sopimuksen ja tekemään uuden allekirjoitettavalla sopimuspohjalla.
Jos sopimuksen muokkausnappia ei voi käyttää löytyy sopimukselta tässä tapauksessa luonnostilassa olevia tai hyväksymättömiä versioita. Näet ne helposti sopimusversiovalitsimelta.
Sopimuksen versiovalitsin
Sopimusta muokatessa muodostuu siitä uusi versio. Tarkasteltavaa sopimusversiota voidaan vaihtaa sopimusversiovalitsimesta sopimusnäkymässä.
Sopimuksen tilasta kerrotaan sekä sopimuksen otsikon vieressä että sopimusversiovalitsimessa kunkin sopimusversion kohdalla erikseen.
Sopimus voi olla tilassa:
- Voimassa - aktiivinen sopimus. Esim. palkkiot seuraavat tätä sopimusversiota.
- Tulossa voimaan
- Vanha versio
- Päättynyt - koko sopimus on päättynyt
Mikäli sopimusversio ei ole enää voimassa näkyy sen kohdalla versiovalitsimessa päivämäärä jolloin sen voimassaolo päättyi.
