Hyvinvointialueella voi olla Oimassa näkyvissä useita erityyppisiä sopimuspohjia. Vähintään Oimassa näkyy niin sanottu peruspohja, eli "Toimeksiantosopimus". Tämän lisäksi hyvinvointialueelle on voitu luoda asiakaskohtaisesti räätälöidyt sähköisesti allekirjoitettavat sopimuspohjat.
Alueiden sähköisesti allekirjoitettavat sopimuspohjat eroavat toisistaan, joten tässä ohjeessa käydään yleisellä tasolla läpi sähköisesti allekirjoitettavien sopimuspohjien toiminnallisuutta.
SISÄLTÖ
- Sopimuslista
- Sopimuspohjat
- Uusi toimeksiantosopimus
- Sähköisesti allekirjoitettava sopimuspohja
- Uusi sopimus
- Sopimuspohjan valinta
- Esiasetusten valinta
- Otsikoiden numerointi sopimuksella
- Sähköisen sopimuksen osapuolet
- Hoidettava henkilö
- Voimassaolo
- Palkkio
- Sopimuksen sisältö
- Sopimuksen luonne
- Liite
- Sopimuksen tarkistaminen
- Toimeksiantosuhteen / Sopimuksen irtisanominen
- Sähköinen allekirjoitus
- Sopimuksen allekirjoitus hyvinvointialueen edustajan toimesta
- Hyvinvointialueen edustajan allekirjoittajan valinta
- Hoitajan allekirjoitustavan valinta
- Esikatselu
- Allekirjoitusehdotuksen peruminen
- Sähköinen allekirjoitusvaihe
- Sopimuksen allekirjoittaminen hyvinvointialueen edustajan toimesta
- Sopimuksen allekirjoittaminen hoitajan toimesta Oimassa
- Sopimuksen tulostaminen hoitajan allekirjoitusta varten
- Paperisen sopimuksen ja allekirjoituksen vahvistaminen Oimassa
- Verokortti sähköisesti allekirjoitettavissa sopimuksissa
- Osapuolten kieltäytyminen sopimuksen allekirjoittamisesta
- Sopimus voimassa
- Muutokset sopimukselle ja uusi allekirjoitus
Sopimuslista
Oimassa listaus sopimuksista on jaettu neljään välilehteen niiden tilan mukaan.
Voimassa - sopimus on allekirjoitettu molempien osapuolten toimesta
Hyväksyttävät - sopimus odottaa yhden tai useamman osapuolen allekirjoitusta
Luonnokset - sopimus on vielä luonnoksena eikä sitä ole vielä hyväksytty allekirjoitettavaksi
Päättyneet - päätetyt tai päättyneet
Sopimuspohjat
Oimassa on tarjolla peruspohja ("Toimeksiantosopimus"), jolla voi tehdä sekä omais- että perhehoidon sopimuksia. Sopimuksella on tarvittavat tiedot sopimuksen osapuolista, palkkion maksusta ja vapaiden määräytymisestä. Tätä sopimusta käytetään silloin, kun halutaan maksaa palkkiota jo olemassa olevalta sopimukselta, joka on jo molempien osapuolien toimesta allekirjoitettu. Peruspohjaa ei allekirjoiteta sähköisesti Oimassa.
Sähköiset allekirjoitettavat toimeksiantosopimukset luodaan Oimaan yhteistyössä hyvinvointialueen kanssa. Pohja pystytään räätälöimään asiakkaan tarpeiden mukaisesti vastaamaan lähes täysin alueella käytössä olevaa paperista sopimuspohjaa. Räätälöidyn pohjan täyttöä voidaan nopeuttaa esivalinnoilla.
Sopimus allekirjoitetaan sähköisesti Oimassa sopimuksen molempien osapuolten toimesta. Sopimuksen pystyy allekirjoittamaan hyvinvointialueen puolelta hyvinvointialueen edustaja, jolle on myönnetty allekirjoitusoikeus. Hoitaja pystyy allekirjoittamaan sopimuksen sähköisesti Oimassa. Mikäli hoitajalla ei ole mahdollista allekirjoittaa sopimusta sähköisesti, sopimus tulostetaan ja allekirjoitetaan paperisena. Tämän jälkeen hyvinvointialueen edustaja kuittaa, että sopimus on allekirjoitettu paperisena versiona.
Uusi toimeksiantosopimus
Uusi sopimus lähdetään luomaan painamalla “+ luo sopimus”-nappia.
Mikäli käytössä on yksi tai useampia räätälöity pohja peruspohjan lisäksi, tulee seuraavaksi valita haluttu sopimuspohja.
Esiasetusten valinta
Sopimusta tehdessä ensin tulee valita sopimuksen esiasetukset, joita käytetään raportoinnissa. Esiasetuksissa olevat valinnat perustuvat hyvinvointialueen Oimassa oleviin asetuksiin. Sopimukselle valittuja esiasetuksia pystyy muokkaamaan sopimuksen tiedoista kohdasta "Sopimusdimensiot". Tällä toiminnolla sopimuksen voi siirtää esimerkiksi toisen kunnan alle tai toiseen asiakasryhmään.
Sähköisesti allekirjoitettava sopimuspohja
Pohja noudattaa samaa kaavaa kuin peruspohjan täyttäminen, mutta sen lisäksi voidaan lisätä omia otsikoita, numeroida ne eri tavalla ja tehdä valmiita valintoja tai lisätä esim. liite aina valmiiksi. Alla esimerkki mahdollisista lisätyistä otsikoista.
Uusi sopimus
Saat uuden sopimuspohjan painamalla “+ luo sopimus”-nappia.
Sopimuspohjan valinta
Mikäli käytössä olisi yksi tai useampia räätälöityjä pohjia peruspohjan lisäksi, pitää seuraavaksi valita haluttu sopimuspohja.
Esiasetusten valinta
Esiasetuksia tarvitaan raportointiin. Tarjolla olevat valinnat perustuvat etukäteen tehtyjen määritysten mukaan.
Asetusten näkyminen sopimuksella
Sähköisesti allekirjoitettavassa sopimuspohjassa sopimuksen esiasetukset eivät näy hoitajalle
Otsikoiden numerointi sopimuksella
Huomioithan, että numerointi on poikkeava peruspohjasta ja se perustuu räätälöityyn sisältöön ja on osittain asiakkaan itse valittavissa. Siksi ohjeessa emme käytä numeroita, vaikka esimerkkikuvissa ne näkyvät.
Sähköisen sopimuksen osapuolet
Seuraavaksi sopimukselle valitaan sopimuksen osapuolet.
Hyvinvointialue
On valmiiksi täytettynä perustuen asetuksiin.
Hoitaja
Voit etsiä hoitajan käyttämällä henkilön nimeä tai henkilötunnusta. Mikäli valitset olemassa olevan hoitajan, lista näyttää onko hoitaja tunnistautunut Oimaan. Tällöin hän on kykenevä tekemään Oimassa sähköisen allekirjoituksen.
Uuden hoitajan lisääminen tapahtuu “lisää uusi hoitaja”-napista. Avautuvassa ikkunassa pyydetään ensin hoitajan henkilötunnusta. Kirjoittaessa henkilötunnusta järjestelmä tarkistaa, että kirjoitettu merkkisarja on oikeassa muodossa, jotta se kelpaa henkilötunnukseksi. Painamalla tämän jälkeen “Tarkista”-napista järjestelmä tarkistaa onko henkilötunnus jo käytössä Oimassa. Jos tunnus on jo Oimassa niin käyttäjän tiedot täyttyvät sen mukaan.
Huomioithan, että uuden käyttäjän kohdalla sähköposti on tärkeä tieto, sillä siihen osoitteeseen hänelle lähtee kutsu kirjautua ja tunnistautua Oimaan sekä viesti sopimuksesta, joka odottaa allekirjoitusta.
Mikäli hoitaja on jo Oimassa, pääset muokkaamaan ja tarkistamaan hänen tietonsa “Muokkaa”-napista.
HUOMIOITHAN, että vaikka tässä näkymässä tilan säästön takia ei näy hoitajan tietoja, niin ne tulevat näkymään allekirjoitettavassa versiossa ja ne löytyvät “Muokkaa”-napin alta.
Hoidettava henkilö
Voit valita hoidettavan listalta tai hakea hoidettavan tiedot kirjoittamalla nimen tai henkilötunnuksen hakukenttään. Uuden hoidettavan lisääminen tapahtuu “lisää uusi hoidettava”-painikkeesta.
Avautuvassa ikkunassa pyydetään ensin syöttämään hoidettavan henkilötunnus. Kirjoittaessa henkilötunnusta järjestelmä tarkistaa onko kyseessä oleva henkilötunnus olemassa oleva henkilötunnus.
Painamalla tämän jälkeen “Tarkista”-painikkeesta ja syötä hoidettavan tiedot.
Huom. Tarkistamisen yhteydessä järjestelmä tarkistaa onko kyseinen henkilötunnus jo käytössä Oimassa. Jos tunnus löytyy jo järjestelmästä, hoidettavan tiedot täyttyvät kyseisen henkilötunnuken tiedoilla.
Päällekkäiset sopimukset
Mikäli hoitajan ja hoidettavan valinnan jälkeen järjestelmä havaitsee, että henkilöiden väliltä löytyy jo voimassa oleva sopimus, nousee seuraavanlainen huomio:
Pääset tarkastelemaan kyseisiä sopimuksia klikkaamalla linkkiä, jolloin tuo sopimus avautuu uuteen välilehteen.
Saat ilmoituksen pois näkyvistä painamalla OK-painiketta ja pääset takaisin sopimuksen luomiseen. Voit valita jonkin seuraavista toimenpiteistä:
Voit jatkaa sopimuksen tekemistä, koska se on tarpeellinen ja eri sopimus kuin voimassa oleva(t) esim. mikäli kyseessä on uusi sopimus, joka tulee voimaan vasta kun olemassa oleva on päättynyt.
Voit vaihtaa hoitajan tai hoidettavan.
Voit peruuttaa sopimuksen tekemisen kokonaan.
Voimassaolo
Voit luoda sopimuksen joko toistaiseksi voimassa olevana tai määräaikaisena.
Toimeksiantosuhteen alkuperäinen aloituspäivä
Toimeksiantosuhteen aloituspäivä viittaa siihen päivämäärään milloin se on voimassa tai tullut voimaan. Tämä voi olla aikaisempi päivämäärä kuin mitä on Oiman käyttöönottopäivä, eli sopimus on vanha voimassa oleva sopimus ja se on uusi vain Oimassa.
Oima-palvelun käyttöönottopäivä
Oima-palvelun käyttöönottopäivä viittaa siihen päivämäärään, josta palkkionmaksu tulisi alkaa. Tästä päivämäärästä avautuu myös hoitojakso, jolle hoitaja pääsee tekemään merkintöjä. Oima-palvelun käyttöönottopäivä voi olla sama, kuin toimeksiantosuhteen aloituspäivä. Tällöin kyseessä on kokonaan uusi sopimus. Tämän valinta on pakollinen, koska se antaa ajantasaiset palkkiotaulukot sopimukselle.
TOISTAISEKSI
MÄÄRÄAIKAINEN
Palkkio
Pystyt valitsemaan sopimuksella käytetäänkö sopimuksessa taulukkopalkkioita vai syötetäänkö palkkion suuruus vapaana palkkiona. Mikäli sopimuksella käytetään taulukkopalkkioita, tulee valintojen perusteella valittavaksi hyvinvointialueella voimassa olevat palkkioluokat. Sopimuksella näkyvät palkkioluokat perustuvat etukäteen hyväksyttyihin asetuksiin ja ovat asiakaskohtaisia.
Vapaat
Vapaissa saattaa olla valmiita valintoja riippuen etukäteisasetuksista. Voit tehdä muutoksia valintoihin. Mikäli sopimukselle valitaan "Kerryttää vapaita" ja "14 päivän säännön mukaan", jokainen hoitojakso, jolla tulee täyteen vähintään 14 hoitopäivää, kerryttää "Vapaiden kertyminen / kk" -lokeroon syötetyn määrän vapaita.
Mikäli vapaiden määräytymiseen valitaan "Ei kerrytystä", kyseinen sopimus ei kerrytä lainkaan vapaita. Tällöin sopimuksen takana ei ole lainkaan näkyvissä vapaisiin liittyviä kohtia, eikä kyseisellä sopimuksella voida myöntää myöskään mahdollisia lisävapaita.
Jos halutaan tehdä sopimus, joka ei automaatiolla kerrytä vapaita, mutta hoitajalle halutaan myöntää käytettäväksi vapaita, tulee sopimukselle tehdä valinnat "Ei kerrytystä" ja lisätä vapaiden kertymiseen / kk arvoksi "0".
Huom. sähköisesti allekirjoitettavassa sopimuspohjassa nämä saattavat myös olla oman otsikon alla eri kohdassa sopimusta.
Hoitopalkkion maksu
Palkkion maksussa voi olla valmiina tietoja riippuen etukäteisasetuksista. Maksupäivään ja palkkiolaskelman toimistustapaan tulee tehdä valinnat.
Yleensä hyvinvointialueelta löytyy sisäinen ohjeistus siihen, mitä palkkiolaskelman toimitustapoja alueella käytetään. Jos valitaan toimitus sähköpostitse tai postitse, tulee hoitajan tiedoissa olla sähköpostiosoite tai postitusosoite. Palvelu ilmoittaa, mikäli tätä tietoa ei hoitajan takaa löydy.
Sopimuksen sisältö
Sopimuksen sisältö on asiakasryhmäkohtainen ja perustuu etukäteen räätälöityyn ja hyväksyttyyn sopimuspohjaan.
Sopimuksen luonne
Sisältö on asiakaskohtainen ja perustuu etukäteen hyväksyttyyn pohjaan.
Liite
Sähköisesti allekirjoitettavassa pohjassa halutut liitteet ovat automaattisesti laitettu osaksi pohjaa. Riippuen sopimuksesta niitä ei välttämättä voi lisätä tai poistaa.
Mikäli on tarve tulostaa sopimus hoitajan käsin allekirjoitettavaksi siitä syystä ettei hän käytä Oimaa, niin huomioithan, että mahdolliset liitteet on tulostettava erikseen mukaan.
Sopimuksen tarkistaminen
Sisältö on asiakaskohtainen ja perustuu etukäteen hyväksyttyyn pohjaan.
Toimeksiantosuhteen / Sopimuksen irtisanominen
Hyvin usein sähköisesti allekirjoitettavissa sopimuspohjissa otetaan kantaa sopimuksen irtisanomiseen. Valittavissa olevat valinnat ovat usein valmiina pohjassa, mutta tämän lisäksi voi olla esimerkiksi vapaan tekstin lokero.
Sähköinen allekirjoitus
Allekirjoitukset pyydetään sähköisesti kummaltakin osapuolelta. Mikäli hoitaja ei käytä Oimaa, on mahdollista tulostaa paperinen versio hyvinvointialueen allekirjoituksen jälkeen.
Jos hoitaja ei käytä Oimaan eikä pysty allekirjoitamaan sopimusta sähköisesti, allekirjoitus tehdään tulostettuun pohjaan. Tällöin sopimus tulee vahvistaa Oimassa hyvinvointialueen edustajan toimesta. Tämä tehdään, kun hoitaja on allekirjoittanut paperisen version. Paperinen versio on arkistoitava hyvinvointialueen menetelmillä.
Sopimuksen allekirjoitus hyvinvointialueen edustajan toimesta
Sopimukselle voidaan valita allekirjoittava hyvinvointialueen edustaja niistä hyvinvointialueen Oima-käyttäjistä, joille on annettu allekirjoitusoikeudet Yrityksen asetuksista. Sopimuksen tekijä voi siis myös olla itse allekirjoitusoikeudellinen tai hän voi valita toisen henkilön allekirjoittajaksi.
Hyvinvointialueen edustajan allekirjoittajan valinta
Voit valita listasta hyvinvointialueen edustajan allekirjoittamaan sopimuksen. Henkilö voi olla sama kuin sopimuksen tekijä.
Hoitajan allekirjoitustavan valinta
Hoitaja voi allekirjoittaa sopimuksen Oimassa, kun hän on luonut tilin Oimaan ja tehnyt vahvan tunnistautumisen pankkitunnuksilla tai Mobiilivarmenteella.
Kun sopimusluonnos vahvistetaan Oimassa, niin hoitajalle lähtee sähköpostiviesti, jossa pyydetään allekirjoittamaan sopimus Oimassa. Mikäli hoitaja ei ole käyttänyt Oimaa aiemmin, hän saa myös kirjautumis- ja tunnistautumisohjeet.
Hoitajan, joka käyttää Oimaa, huomaat vihreästä tunnuksesta hoitajan nimen vieressä. Hänelle voit lähettää sopimuksen allekirjoitettavaksi sähköisesti. Voit myös valita allekirjoituskohdassa, että sopimus allekirjoitetaan paperisena versiona.
Mikäli Oiman käyttäminen ei ole hoitajalle mahdollista, voidaan sopimus allekirjoittaa paperisena. Tätä varten on hoitajan kohdalla valittava Hoitaja ei käytä Oimaa. Tämän jälkeen sopimus tulee esikatselussa hyväksyä, allekirjoittaa hyvinvointialueen edustajan toimesta sekä tulostaa hoitajan allekirjoitusta varten.
Esikatselu
Voit perua sopimuksen luomisen tallentamatta tai siirtyä esikatseluun sille varatusta painikkeesta.
Mikäli tässä kohtaa on jäänyt joku pakollinen tieto täyttämättä, niin et pääse esikatselunäkymään vaan järjestelmä kertoo punaisella värillä mitä sinulla on täyttämättä.
Voit palata muokkaamaan sopimusta, poistaa luonnoksen tai hyväksyä allekirjoitettavaksi. Sopimus ei ole voimassa ennen kuin molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.
Allekirjoitusehdotuksen peruminen
Sähköinen sopimus lähtee allekirjoituskierrokselle. Ennen molempien osapuolten allekirjoituksia, allekirjoitusehdotuksen voi vielä perua.
Sähköinen allekirjoitusvaihe
Sopimusta tarkasteltaessa näet ovatko molemmat osapuolet allekirjoittaneet sopimuksen. Mikäli kummatkin osapuolet käyttävät Oimaa, niin heille molemmille lähtee sähköpostiviestillä pyyntö kirjautua Oimaan allekirjoittamaan sopimus sähköisesti.
Sopimuksen allekirjoittaminen hyvinvointialueen edustajan toimesta
Jos olet itse allekirjoittaja, voit allekirjoittaa sopimuksen välittömästi.
Jos allekirjoittaja on toinen henkilö, jää sopimus odottamaan hänen allekirjoitustaan. Henkilölle lähtee sähköpostia allekirjoituspyynnöstä.
Sopimuksen allekirjoittaminen hoitajan toimesta Oimassa
Hoitaja pääsee lukemaan sopimuksen Oimassa ja allekirjoittaminen tehdään "Allekirjoita"-painiketta painamalla.
Sopimuksen tulostaminen hoitajan allekirjoitusta varten
Tulostetulle sopimukselle automaatiolla hoitajan nimenselvennys sekä paikat allekirjoituksen paikalle ja ajalle. Tulostettavalle sopimukselle tulee ensin saada hyvinvointialueen edustajan allekirjoitus. Tämän jälkeen sopimukselle tulee näkyviin allekirjoitukselle tarkoitetut viivat.
Paperisen sopimuksen ja allekirjoituksen vahvistaminen Oimassa
Tämän jälkeen hyvinvointialueen edustajan on vahvistettava sopimus hoitajan puolesta. Vahvistaja vakuuttaa, että on nähnyt allekirjoitetun paperisen sopimuksen ja arkistoinut sen.
Verokortti sähköisesti allekirjoitettavissa sopimuksissa
Mikäli hoitajalla on oikean tyyppinen verokortti haettavissa Verohallinnon tiedoissa, verokortti haetaan ennen palkkionmaksupäivää verohallinnon rajapinnasta.
Osapuolten kieltäytyminen sopimuksen allekirjoittamisesta
Hyvinvointialueen edustaja voi perua sopimuksen allekirjoittamisehdotuksen ja lisätä syyn allekirjoituksen hylkäämiselle. Myös hoitaja voi kieltäytyä sopimuksen allekirjoittamisesta. Hänen tulee lisätä syy, miksi hän ei sopimusta allekirjoita. Hylkäämisen syyt ovat nähtävillä sopimuksella.
Mikäli jompi kumpi osapuoli kieltäytyy sopimuksen allekirjoittamisesta, tulee tästä tieto sähköpostitse sopimuksen laatijalle.
Sopimus voimassa
Allekirjoitusten jälkeen sopimus on voimassa Oimassa.
Muutokset sopimukselle ja uusi allekirjoitus
Allekirjoitettuun sähköiseen sopimuspohjaan voi tehdä muutoksia. Muutoksia tehdessä tulee tehdä valinta, ovatko muutokset sellaisia, jotka vaativat osapuolilta uuden allekirjoituksen. Oletuksena allekirjoituksia ei vaadita muutoksia tehtäessä.
Huomioithan, että tämä toiminto on mahdollinen vain, jos sopimus on alunperin tehty sähköisesti allekirjoitettavalla sopimuspohjalla. Peruspohjalla tehtyä sopimusta ei voi jälkikäteen muuttaa allekirjoitettavaan pohjaa. Mikäli halutaan korvata vanha toimeksiantosopimuspohja sähköisesti allekirjoitettavalla pohjalla, tulee vanha sopimus päättää ja luoda uusi sähköisesti allekirjoitettava sopimus.