SISÄLTÖ
Yleistä
Hyvinvointialueella voi olla käytössä sähköistetyt lomakkee Oima-palvelussa. Useimmiten lomakkeita käytetään perhehoidon puolella. Oima-palvelun avulla voidaan toimittaa ennen paperisena tai sähköpostin välityksellä välitettyjä dokumentteja tietoturvallisesti sähköisessä muodossa. Lomakkeiden täyttämisen voi tehdä kätevästi samassa yhteydessä, kun tehdään muita ilmoituksia hoitosuhteeseen liittyen.
Lomakkeita voivat olla esimerkiksi: erilaiset vaitiolositoumus, havainnointilomakkeet hoidettavasta tai irtisanomisilmoitukset. Osa lomakkeista voi olla sellaisia, että sinun hoitajana/palkkionsaajana ei tarvitse itse käyttää lomaketta, vaan hyvinvointialue käyttää sitä puolestasi. Pääset kuitenkin tarkastelemaan lomakkeita Oima-palvelussa. Osa lomakkeista voi puolestaan olla sellaisia, joiden avulla toimitat hyvinvointialueelle tietoa. Alla olevasta ohjeesta saat tukea Oima-palvelun sähköisten lomakkeiden käyttöön.
1. Lomakkeet Oimassa
Löydät keskitetysti kaikki lomakkeisiin liittyvän tiedon yläpalkin "Lomakkeet"-välilehdeltä
Sopimuksella oleviin lomakkeisiin saadaan linkitys sopimuksen osapuoliin, eli hoitajan tai hoidettavan tiedot saadaan automaatiolla täytettävälle lomakkeelle.
Kuva 1. Lomakkeet-välilehti Oima-palvelussa
Löydät itselläsi käytettävissä olevat lomakkeet, kun klikkaat oikean kulman "Uusi lomake"-painiketta.
Kuva 2. Esimerkkikuva: lista lomakkeista.
1.1 Lomakkeiden käyttäminen
Kun halutaan täyttää jokin tietty lomake, valitaan ensin lomakelistasta kyseinen pohja. "Kirjauksen selite/nimi" -lenttään syötetään hyvinvointalueen ohjeistama selite, esimerkiksi "Toukokuu 2025". Tämän jälkeen täytetään tiedot lomakkeelle. Pakolliset tiedot on merkitty punaisilla tähdillä.
Täytetyt lomakkeet listataan lomakeryhmiin, josta niitä voi erikseen tarkastella. Mikäli lomakkeen nimi on lihavoitu ja oikeassa laidassa näkyy numero, tarkoittaa se, että lomakeryhmän sisällä löytyy avoimena olevia lomakkeita. Lomakkeiden vahvistaminen tapahtuu hyvinvointialueen toimesta.
Kuva 3. Lomakkeet listattu lomakeryhmiin.
Valitessa tiettyä lomakeryhmää, aukeaa taulukko, josta näkyy lisätietoja lomakkeesta.
Milloin lomaketta on luotu, kenen toimesta ja lomakkeen tila.
Kuva 4. Näkymä lomakeryhmän lisätiedoista.
1.2 Lomakkeen sähköinen allekirjoittaminen
Hyvinvointialueella voi olla käytössä myös räätälöityjä sähköisesti allekirjoitettavia lomakkeita. Näitä voivat olla esimerkiksi vaitiolositoumukset tai irtisanomisilmoitukset. Lomakkeella voidaan määritellä kenen allekirjoituksia halutaan hyödyntää.
- Ainoastaan hyvinvointialue allekirjoittaa
- Ainoastaan hoitaja allekirjoittaa
- Molemmat osapuolet allekirjoittavat
Sähköisesti allekirjoitettavia lomakkeita käytetään samaan tapaan kuin muitakin lomakkeita, eli täytetään vaadittavat kohdat. Tämän jälkeen painetaan "Lähetä"-painiketta. Mikäli lomakkeelle halutaan vielä lisätä tietoja, voidaan tämä myös tallentaa keskeneräisenä.
Kuva 8. Täytettävänä olevan lomakkeen toiminnot.
Lähettämisen jälkeen allekirjoituksen pääsee antamaan painamalla "Hyväksy allekirjoitettavaksi".
Kuva 8. Avoimen lomakkeen toiminnot.
Tällöin lomakkeen tila muuttuu avoimesta "Odottaa allekirjoituksia".
Kuva 8. Allekirjoitusta odottava lomake.
Allekirjoittaminen tapahtuu painamalla "Allekirjoita" -painiketta
Kuva 9. Allekirjoittamispainike sähköisesti allekirjoitettavalla lomakkeella
Kun lomake on allekirjoitettavana, löytää sen lomakkeiden hallinnan "Allekirjoittamat"-välilehdeltä.
Kun lomake on allekirjoitettu, sen tilana näkyy "Vahvistettu".
2. Lomakkeiden hallinta
Kaikki käytetyt lomakkeet ovat näkyvissä keskitetysti "Lomakkeet"-välilehdellä.
Lomakkeiden hallinta on jaettu seuraaviin välilehtiin:
- Luonnokset = lomakkeet, jotka on tallennettu keskeneräisinä
- Vahvistettavat = olet toimittanut lomakkeen hyvinvointialueelle, mutta se odottaa hyvinvointialueen vahvistamista.
- Allekirjoitettavat = lomakkeet, jotka odottavat allekirjoituksia
- Vahvistetut = vahvistetut lomakkeet sekä sähköisesti allekirjoitettavat lomakkeet, jotka ovat allekirjoitettu.
- Arkisto = arkistoidut lomakkeet välilehdellä nähdään tieto siitä, milloin lomaketta on käytetty
Kuva 9. Lomakkeet-näkymä Oima-palvelussa